Segreteria organizzativa

C’è un segreto dietro alla perfetta riuscita di un meeting, di un matrimonio, di una manifestazione sportiva, di un convegno aziendale. Un segreto che si nasconde dietro alle quinte di un evento, ma che è talmente importante da determinarne o meno il successo. È la segreteria organizzativa dell’evento, uno dei servizi considerati non a caso prioritari da Eventi Italia Spa e curato nei minimi dettagli.

Rientra nelle attività a carico della segreteria organizzativa praticamente l’intera organizzazione di tutti gli aspetti logistici dell’evento stesso. Tra le attività ricordiamo lo studio di fattibilità dell’iniziativa, quindi di concept e visual; la ricerca della location più adatta all’evento; le attività di comunicazione pre e post evento, come mailing e contatti con fornitori di servizi e partecipanti; la promozione; l’organizzazione dei trasferimenti presso le sedi e del trasporto dei partecipanti; naturalmente la vera e propria gestione dell’evento e il suo feedback; la predisposizione e l’invio a organizzatori e partecipanti di eventuali atti o resoconti.

Ancora, rientrano nelle funzioni della segreteria organizzativa messa in campo dal nostro staff anche la gestione degli aspetti prettamente amministrativi legati alla stesura di preventivi, al budget previsto, alla fatturazione e ai conti consuntivi; la ricerca di eventuali sponsor dell’iniziativa; l’organizzazione di servizi di catering e ospitalità alberghiera; la predisposizione di service tecnico.